新型コロナウィルスの流行に伴う緊急事態宣言で、テレワークを経験した人も多いのではないでしょうか？実は2006年から政府はテレワーク人口の倍増を掲げていたのですが、コロナ禍が起こるまではなかなか実現しませんでした。
テレワークになると会社の仕事を自宅や旅行先等でするようになります。そこでテレワーク中にお客さまからの電話を「誰が」「どのように」取り扱うのかが注目されているのです。今回は、テレワーク中でもオフィスの固定電話をスマホで受ける方法についてご紹介します。
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固定電話への着信をスマホで受ける方法
オフィスなどの固定電話への着信をスホで受ける方法はいくつかあります。ここでは代表的なサービスについて紹介します。
電話転送サービスを利用する
ひとつは電話回線事業者が提供するサービスで、転送電話サービスと呼ばれます。この転送電話サービスは、固定電話への着信をあらかじめ登録した電話番号のスマホに転送するのです。電話回線事業者ごとに名称は異なりますが、「ボイスワープ」と呼ぶこともあります。
電話転送の方法は主に2種類あります。それは「無条件転送」と「無応答時転送」です。無条件転送では固定電話を呼び出すことなく、転送先のスマホに電話を転送。無応答時転送ではいったん固定電話のベルを鳴らし、固定電話の応答がない場合にスマホに電話を転送します。
これらの転送電話サービスは、初期工事費・月額利用料金が必要です。また、転送元の固定電話から転送先のスマホまでの通話料金の負担が発生します。
IP電話アプリを利用する
IP電話はこれまでのアナログ電話のような電話専用の通信方法を使用した電話ではなく、IP（Internet Protocol・インターネットプロトコル）というインターネットにも使われている通信方法を使った通話方法です。
このIP電話をスマホで実現できるのが「IP電話アプリ」です。
テレワークが増えている中、主流となりつつあるのが「IP電話アプリ」と「PBX」の組み合わせです。オフィスの代表電話にかかってきた着信をリモートワーク中である社員のスマホに転送することはもちろん、さまざまな柔軟な使い方が可能になります。
次からはPBXについて詳しくみていきましょう。
IP-PBXとは？固定電話をスマホで受ける技術
家庭の電話機とは異なるオフィスの電話機である「ビジネスホン」は複数の外線と内線を共有できる電話機です。内線電話や保留転送など、オフィスで電話を利用する際に起こるあらゆる状況を想定して、多くの便利な機能を備えています。
ビジネスホンは主装置といわれる交換機とつながった電話機のことを指します。この主装置の内部には、様々な機能を実現するために、CPUや様々なユニットが収容されています。この主装置のことを「PBX」（Private Branch eXchangeの略称）と呼びます。
これまでは、PBXといえば国内大手メーカー製の主装置をオフィスに設置する「アプライアンス型」と呼ばれるタイプが中心となってきましたが、近年はクラウド上でPBXの機能を実現した「クラウド型」のタイプなども登場してきています。
「アプライアンス型」の場合でも、従来のアナログ電話の技術を使った一般的な「PBX」と、主装置と電話機の間にIPの技術を使用した「IP-PBX」にわかれます。一方、「クラウド型」の場合も、PBX本体と電話機の通信は、そもそもIPの技術を使用しますので、こちらも「IP-PBX」となります。
クラウドPBXについてはこちらの記事でメリットなどを紹介していますので参考にしてください。
IP-PBX導入のメリット
IP-PBXは主装置から電話機までの通信をインターネットで汎用的になったIP技術を使い構成します。IP技術は通信手段としては既に汎用的になっていることもあり、様々なメリットがあります。
ここでは、IP-PBXの導入メリットをいくつか紹介します。
スマホを内線化できる
テレワーク中でも社員同士が電話でコミュニケーションをとることは多いかと思います。この場合でも、IP電話アプリに対応しているPBXを導入すれば、テレワーク中の社員のスマホを内線化できます。
その理由は、会社に設置したPBXを介して、社員のIP電話アプリがつながっているからです。また、この時に通話コストもインターネットを利用しているので、低くおさえられます。
お客さまからの電話を他の人に転送できる
お客さまから代表電話に電話がかかり、担当者に電話を取り次ぐことはよくあります。しかし、テレワークでは電話の取り次ぎ業務が難しくなりました。IP電話アプリに対応したPBXであれば、この問題が解決できます。
あたかも内線のようにテレワーク中の社員のスマホに電話を転送できるからです。お客さまサービスの視点からも、優れている機能です。
テレワークでも会社の電話番号で発着信できる
現在もテレワークを継続している企業も多いのではないでしょうか。PBXの中にはIP電話アプリと組み合わせることで、会社の固定電話の着信をスマホで受けることができるものもあります。
また、テレワーク中の社員がお客さまに個人のスマホで電話することに抵抗がある方もいるでしょう。IP電話アプリから発信すれば、会社のPBXを介して会社の電話番号で発信できます。
もちろん、お客さまへの着信番号表示も「03-XXXX-XXXX」と会社の電話番号です。お客さまの信頼感も違ってくるでしょう。さらに社員に電話料金を負担させることがないのもポイントです。
リモートワークへの対応に優れたMAHO-PBX
この記事をご覧の方の中には、リモートワークへの対応に優れたPBXを新規に導入しようと検討していたり、既存のPBXの更新時期を迎えている企業の方もいらっしゃると思います。
固定電話をテレワークに対応させるのに最適な「MAHO-PBX NetDevancerシリーズ」を選択肢に入れて頂ければ幸いです。クラウドの良さ（手軽さと低価格）を活かしながら、よりセキュリティー面での安全性を高めた低価格のアプライアンス型と、クラウド型の両タイプがございます。
内線電話機を50台収容する場合の設置コストを国内大手メーカー製PBXと比較したところ、約200万円近く安くなる試算もありますので、お気軽に相談頂けましたらお見積もりさせて頂きます。
▶︎おわりに｜固定電話をスマホで受ける方法
コロナ禍によりテレワークする人が増えてきました。識者によると、Withコロナ・Afterコロナになっても、テレワークの流れは止まらないともいわれます。
しかし、それでも会社の業務は以前以上に効率化し、コストを削減することが求められます。また、お客さまとの接点である電話の受付業務は会社の顔なので、サービス水準は落とせません。
IP電話アプリと、IP電話アプリに対応したPBXの組み合わせで、会社の固定電話をオフィス以外の場所でスマホを使って受発信することができるようになります。
MAHO-PBXは低価格で自由度が高いPBXです。固定電話への着信をスマホで受けたい方やPBXの更新を検討されている方は、ぜひ選択肢に入れて頂ければと思います。
